תוכנות נוכחות מקצועיות
תוכנות נוכחות מקצועיות
העלייה המשמעותית בביקוש לפתרונות טכנולוגיים בתחום בקרה ורישומי הנוכחות. משתקפת בין היתר בהופעת סוגים שונים של תוכנות נוכחות. יחד עם זאת, יש להדגיש כי קיימים הבדלים משמעותיים בין התוכנות השונות. ההבחנה הראשונית החייבת להתבצע היא סיווגה של התוכנה: האם בתוכנה ייעודית ומקצועית לנושא נוכחות עסקינן, או תוכנה שנספחת לאפליקציות אחרות. שכן במקרים רבים חברות מצרפות למוצר ולשרות שאינו תוכנן לנוכחות כמטרה ראשית. (מוסכים, קופות רושמות, בקרת כניסה ועוד) חלק מסויים של פתרון נוכחות, ברוב במקרים הן תוכנות חלקיות ופתרון שהוא מוגבל.
אינדיקציה לתוכנות נוכחות מקצועיות היא ש בד"כ הן עצמאיות ואינן נספחות לפתרונות אחרים. תוכנות אלה כוללות את תוכנת התתקשורת והדרך לאסוף ולנהל את נתוני הנוכחות משעון הנוכחות או ממסוף הנוכחות.
ההבחנה השנייה בזיהוי תוכנת נוכחות מקצועית מתבטא במידת הגמישות של התוכנה והיכולת להתאימה למאפייני החברה והארגון. שכן למרות שמתקיימים מאפיינים משותפים בהרבה מהארגונים והחברות, נדרשת ברוב המקרים התאמה של התוכנה לתנאי ההעסקה והכללים החלים בכל בארגון באופן ספציפי הן בדבר שעות העבודה וההתייחסות אליהן, שכן בכל ארגון הדבר בא לידי ביטוי באופן שונה. לפיכך, חוסר גמישות בתוכנה עלול לפגום ביכולת להפיק מהתוכנה את התועלת הנדרשת לארגון.
כך שלעיתים תדרש תוספת בעלות ההתאמה בשלב מאוחר יותר.
הבחנה מקצועית חשובה נוספת היא ההתאמה לשעון הנוכחות או למסוף שממנו נאספים נתוני הנוכחות של העובדים/ת. הבחנה זו ניתנת לזיהוי ברוב המקרים כאשר היא נכללת כחלק אינטגראלי מתוכנת הנוכחות ומהווה תוכנת איסוף של נתוני הנוכחות. תוכנת תקשורת מקצועית תכלול יכולת לאסוף נתונים בכמה אופני תקשורת (כמו רשת ,דיסקון קי , אחרים) כך שיתאים לאופי התפעול של החברה והארגון. היכולת לשלוט באמצעות תוכנת התקשורת על שעון הנוכחות כמו שינוי השעה והתאריך, איסוף ישיר, גיבוי, תקשורת דו סיטרית הכוללת שמירה ההגדרות מהתוכנה לשעון.
לסיכום: הבחנות מקצועיות אלה מהוות מפתח עיקרי לבחירת תוכנת נוכחות מקצועית לעומת תוכנות נילוות או כאלה שאינן מקצועיות דיין בתחום הנוכחות. לבחירה לא מקצועית יכולות להיות השלכות ארוכות טווח הן בעלות וכן בתפעול.
חזרה למעלה